Rimborso chilometrico, come funziona e come riceverlo

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Il rimborso chilometrico è diventato quasi un incubo: lo sostengono molti liberi professionisti che per lavoro sono costretti a spostarsi ogni giorno anticipando quelle che sono i costi vivi di una trasferta: che sono molti. Non solo il puro costo chilometrico, ma anche le spese di gestione e di consumo di pneumatici, carburante, le revisioni del motore, bollo, auto, assicurazione ma anche pedaggi autostradali pranzi o cene.

Autotrasportatori e spese

La cosa riguarda in particolare i camionisti: molti sono dipendenti e possono contare su un fondo spese che gli viene riconosciuto e anticipato prima di ogni missione o hanno una carta di credito aziendale della compagnia che li ha assunti e che serve a pagare tutte le spese di trasferte. Ma la stragrande maggioranza degli autotrasportatori oggi sono liberi professionisti o addirittura piccole aziende autonome che grazie a questo genere di organizzazione scelgono di assumere in prima persona i rischi dei costi per poi farsi rimborsare.

I costi vengono anticipati

Per stare sul mercato oggi moltissimi trasportatori e padroncini preferiscono questo tipo di modalità proprio per convincere i datori di lavoro della loro efficacia. Le grandi compagnie o assumono o vogliono ricevere per questioni di contabilità una, massimo due fatture al mese per minimizzare i passaggi e i problemi. Giusto, sbagliato… è così. Si può essere padroncini che trasportano merce pesante, farmaci, giornali, qualsiasi cosa. Alla fine chi paga vuole pochi problemi e molta chiarezza e chi anticipa i soldi vuole semplicemente indietro i suoi soldi e un flusso di lavoro costante e sicuro.

Un esercito di rappresentanti

Ci sono poi i rappresentanti di commercio, un esercito di oltre mezzo milione di persone, considerando solo quelli regolarmente riconosciuti all’albo che accumulano milioni di chilometri al mese tra clienti, appuntamenti e trasferte continue. Molti di loro anticipano anche i soldi dell’albergo: e alla fine del mese sono parecchi soldi. I camion, le auto di servizio possono essere noleggiate: è un servizio sempre più utilizzato in Italia. Si paga un canone mensile e non ci si preoccupa di rate, assicurazione, bollo e manutenzione. A questo si può aggiungere una carta di credito che copra i costi aggiuntivi che rientrano nei costi di gestione e a fine mese si accorpano in un’unica fattura senza dovere accumulare tonnellate di scontrini, ricevute e fatture. Alla fine questa è sicuramente la soluzione più pratica.

Costi e imprevisti

Se si lavora per più aziende diverse e alla fine i costi si accavallano tra diverse gestioni l’unica soluzione è essere ordinati, metodici e fare di questa attività di recupero crediti un vero e proprio lavoro. Perché alla fine di questo si tratta. D’altronde le aziende pagano solo e soltanto quello che mettono in preventivo per il compimento della missione. Poniamo un caso limite: per raggiungere la destinazione un incidente stradale in autostrada ci costringe a una deviazione che allunga il percorso di 60 chilometri su una strada urbana. Il che significa non solo più chilometri ma anche un costo maggiore nei consumi. Difficilmente ci rimborseranno tutto. Così come schiacciare l’acceleratore per arrivare prima è un costo che finisce solo ed esclusivamente nelle tasche di chi viaggia. Il costo chilometrico, a volte forfettario, finisce per cancellare qualsiasi possibilità di arrotondare per chi compie la missione e limita le sorprese per chi pagherà la fattura.

Siti che danno una mano

In aiuto arrivano diverse soluzioni che sono soprattutto on line. Ci sono siti che calcolano distanze e costi chilometrici, ci sono tabelle preconfezionate che con un coefficiente che si adegua al costo della benzina, dei ricambi e delle tariffe assicurative, consentono a chi paga e a chi viaggia di avere un’idea del budget da impiegare. La tabella più utilizzata, quella considerata ufficiale, è ovviamente quella dell’ACI. Ogni auto, per ogni singolo anno di produzione, è inserita in un grande database che rende tutto più facile. Se il rimborso è chilometrico questa sarà l’unico costo che tornerà nelle tasche di chi ha anticipato i soldi del viaggio. Forse solo l’autostrada dietro a ricevuta del pedaggio o corrispettivo del Telepass in fattura.

Mappe e pedaggi

Ci sono siti che calcolano con precisione i tragitti distinguendo quello più veloce e probabilmente costoso da quello esclusivamente fuori dalla rete autostradale. Il tutto per auto, moto o mezzi pesanti. Siti come Mappy, network francese che propone una gigantesca carta geografica mondiale con una rete stradale assolutamente definita e precisissima. C’è Michelin o la rete delle mappe Google che è in costante e continuo aggiornamento forte anche della proprietà di Waze, l’applicazione social più utilizzata da chi viaggia. E ovviamente sono molte anche le applicazioni.

Applicazioni indispensabili

Molte banche hanno create sezioni dedicate ai liberi professionisti che analizzano i costi e consentono di tenere monitorate anche le spese delle trasferte; altrimenti ci sono applicazioni – del costo di pochi euro, ma ce ne sono parecchie anche gratuiti – che da un qualsiasi smartphone consentono di caricare i costi del viaggio. Le migliori sono quelle che memorizzano con una scansione o una foto ogni singolo scontrino che se va perduto in qualche modo rimane in memoria. L’unica accortezza è quella di inserire il dato immediatamente, senza dimenticarsi per lo meno per quello che riguarda le spese vive che si raccolgono per strada.

Il rimborso chilometrico è tabellare

Se si parla di rimborso chilometrico, invece, non ci si può sbagliare: questa è una indennità giornaliera, detraibile dalle tasse e non imponibile che il datore è tenuto a versare a chi viaggia. Le grandi aziende sono spesso organizzate con un proprio ufficio logistico, a volte meno remunerativo di quello dell’ACI che tiene conto di un coefficiente rigido o massimo. Sulle tabelle ACI, che aggiorna costi e tabelle in modo sistematico con il variare del prezzo dei carburanti e degli indici ISTAT, c’è tutto: tipologia di auto e motorizzazioni e un costo di manutenzione per un monte chilometrico medio di 15mila chilometri all’anno.

 

Ultima modifica: 22 Gennaio 2020