Rimborso chilometrico ACI: come calcolarlo e come ottenerlo

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Il rimborso chilometrico ACI è di fatto, uno strumento realmente utile per tutte quelle aziende che contano su dipendenti e/o collaboratori che, per motivi di lavoro, si spostano utilizzando la propria auto personale anziché, magari, un veicolo aziendale. Tenendo presente la tipologia di strada percorsa dall’automobile in questione ed il modello dell’automobile è possibile calcolare, in maniera accurata e precisa, i reali costi dell’auto e, quindi, provvedere al rimborso spese.

Cos’è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico ACI, altresì denominato come ‘calcolo dei costi chilometrici di esercizio’, quindi serve, in sostanza, a rimborsare i professionisti che, per l’azienda, mettono a disposizione la propria automobile. Attraverso il sito web dell’ACI (www.aci.it) si possono calcolare dei valori che possono servire anche a valutare le differenze tra un veicolo utilizzato ed un altro, in termini di praticità, economicità e convenienza, giacché il confronto è oggettivo, su dati precisi e non influenzato da fattori esterni. Il rimborso chilometrico ACI comprende dunque le spese che sono state sostenute per l’utilizzo di una certa vettura in riferimento ad alcuni valori ‘standard’ stabiliti su basi di percorrenza annua (15mila chilometri circa). Quindi, c’è il costo di esercizio che si compone di varie voci, sulle quali però, la percorrenza annua va ad incidere in maniera differente.

Come calcolare il rimborso chilometrico ACI

Si tratta di un’operazione piuttosto semplice: la procedura per il calcolo del rimborso chilometrico ACI è indicata, innanzitutto, sul sito web dello stesso Automobile Club d’Italia (https://www.aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html). Ogni automobile infatti, possiede dei valori che sono calcolati con dei parametri oggettivi, senza alcuna possibilità di errore, quali per esempio la categoria di veicolo, la marca, l’alimentazione e, da 15 anni a questa parte, la data di calcolo. Nelle quote per il rimborso chilometrico ACI, costantemente aggiornate, è compresa anche l’IVA. Chi utilizza un furgone ha la possibilità di scegliere il calcolo del costo per i chilometri percorsi anche al netto dell’IVA. Come? Basta selezionare l’opzione apposita nel pannello dedicato dove è possibile inserire tutti i dati necessari per i calcoli.

Con il servizio sul sito web dell’ACI, naturalmente usufruibile soltanto dagli utenti registrati al portale, quindi, è possibile calcolare i valori dei costi chilometrici dei modelli singoli di autovetture, motocicli, ciclomotori, fuoristrada ed autofurgoni dal 2007, dei costi chilometrici dei modelli singoli di autocarro dal 2012, nonché, dal 2000, il prezzo dei carburanti utilizzati ed i limiti della deducibilità fiscale dal reddito di impresa per le spese della trasferta. Strumento, quindi, facile da utilizzare ed utilissimo.

Per gli utenti Apple, poi, è addirittura disponibile un’app che consente di consultare tutti i valori del rimborso chilometrico ACI senza dover ‘passare’ dal portale web: sull’App Store basta scaricare ‘Costi Chilometrici’. Infine, si fa notare come, in via periodica, la Gazzetta Ufficiale pubblichi delle tabelle ACI comprensive dei costi chilometrici standard di quasi ogni modello di automobile in circolazione in Italia in quel momento. Documentazione riscontrabile e scaricabile, in formato Excel, anche sul sito web dell’ACI.

Documenti per richiedere il rimborso chilometrico ACI

Per poter usufruire del rimborso chilometrico ACI, naturalmente, dovrà essere presentata una documentazione apposita, tanto da parte del datore di lavoro quanto da parte del dipendente e/o collaboratore. Tale indennità, infatti, è dovuta unicamente nel caso in cui il dipendente e/o collaboratore è stato preventivamente autorizzato dall’azienda o dal datore di lavoro ad effettuare una trasferta con il proprio autoveicolo per questioni lavorative. L’incarico dovrà dunque essere conferito per iscritto, da parte del datore di lavoro, con una lettera apposita che dovrà contenere, inequivocabilmente, la motivazione per cui si autorizza la trasferta, il veicolo che sarà utilizzato nella stessa, il compenso previsto per ogni chilometrico che sarà percorso, e infine, l’assenso esplicito all’utilizzo del veicolo suddetto da parte del proprio dipendente o collaboratore.

La lettera di incarico può essere valida per uno specifico, e dunque limitato, spostamento, oppure per un periodo di tempo prestabilito o, in ultimo, fino alla sua revoca. Se l’utilizzo della propria auto per questioni aziendali è definibile occasionale, generalmente il datore di lavoro agisce così. Qualora, però, la posizione lavorativa lo richieda in maniera continuativa oppure ricorrente, vi è la possibilità di indicarlo sia nella lettera di assunzione sia in un’epistola successiva, la quale, necessariamente, dovrà essere accettata dal dipendente o dal collaboratore in questione. Vi è infine un’ultima casistica, ovvero quella in cui l’utilizzo della propria automobile per motivi di lavoro sia da parte di procuratori, soci amministratori o amministratori societari. In tal caso, è obbligatorio che l’autorizzazione all’uso dell’auto personale arrivi con una delibera approvata dalla società che lo richiede.

La tempistica del rimborso chilometrico ACI

In genere, il rimborso chilometrico ACI, se relativo ai costi proporzionali all’uso del veicolo, non viene tassato. Questo infatti, non viene considerato una forma di remunerazione, bensì un normale indennizzo di spesa. Diverso, invece, il caso dei ‘costi non proporzionali’, considerati dei ‘fringe benefit’, che vengono tassati come fossero un reddito. In ogni caso, il rimborso chilometrico ACI richiesto viene calcolato ed inserito, ogni mese, nella busta paga del lavoratore dipendente o pagato al collaboratore con fatture e/o ricevute relative alla propria posizione lavorativa nei confronti del datore di lavoro. Attenzione: l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, se la trasferta lavorativa con l’auto personale avviene al di fuori del Comune dove, di norma, il lavoratore svolge la propria attività, il rimborso chilometrico ACI non è tassabile. Altrimenti, viene tassato come reddito. Indicazioni valide queste, anche per dipendenti pubblici e collaboratori occasionali.

Come ottenere il rimborso chilometrico ACI

La procedura, da parte del dipendente e/o collaboratore dell’azienda per richiedere e, successivamente, ottenere il rimborso chilometrico ACI è alquanto semplice e rapida: questi, infatti, deve presentare al proprio datore di lavoro un modulo apposito per il rimborso, denominato come ‘nota spese’ che dovrà essere sottoscritta dal beneficiario. Nella nota spese andranno annotate tutte le informazioni possibili per consentire di dimostrare, al datore di lavoro, benché sia stato egli stesso ad autorizzarlo, l’inerenza del viaggio con l’attività dell’azienda. A questa nota spese potranno quindi essere aggiunte fatture inerenti il viaggio autorizzato e di pertinenza con l’attività svolta. Il rimborso chilometrico ACI poi, dovrà essere autorizzato e liquidato dal datore di lavoro nella busta paga del mese di riferimento del viaggio.

Ultima modifica: 4 Dicembre 2017