Rimborso chilometrico aziendale, giustificativi e calcolo

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Per i lavoratori dipendenti che viaggiano per motivi di lavoro, è previsto il rimborso delle spese di viaggio sulla base dei chilometri percorsi. Attualmente sono tre i metodi di gestione del rimborso chilometrico aziendale: il metodo analitico (a piè di lista), forfetario e misto.

Rimborso chilometrico aziendale auto

Le parti contrattuali possono scegliere liberamente uno dei tre criteri, tenendo sempre presente quanto previsto sulle trasferte nel contratto collettivo di riferimento. Nel caso di trasferte di più giorni, deve essere necessariamente utilizzato un unico metodo: non è possibile quindi, nell’ambito della stessa trasferta, adottare sistemi diversi per i singoli giorni.

Se si applica il metodo analitico (o a piè di lista), per ottenere il rimborso delle spese sostenute il lavoratore deve presentare al datore di lavoro una nota spese che non è altro che una richiesta analitica per voci, nelle quali vengono indicati tutti i dati relativi alla trasferta.

Alla nota spese viene allegata anche la documentazione giustificativa delle spese sostenute per il vitto, l’alloggio, il viaggio e trasporto di eventuali merci, oltre a spese varie ed eventuali. Si tratta appunto dei dati giustificativi della somma che si richiede a titolo di rimborso.

La nota spese deve essere debitamente sottoscritta dal lavoratore richiedente e come precisato dalla stessa Agenzia delle Entrate, è proprio questa il documento che costituisce, per la società datrice di lavoro, il titolo valido ai fini fiscali.

Ne discende che non è necessario che i documenti giustificativi allegati siano intestati alla società o al dipendente perché saranno comunque considerati validi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa se le relative voci saranno inserite nella nota spese.

Ovviamente i documenti originali di supporto dovranno essere conservati in maniera ordinata dalla società, e allegati alle singole note spese cui si riferiscono.

Per fare un esempio di documenti giustificativi, le spese di vitto e alloggio sono documentate da fatture che se intestate al datore di lavoro consentono anche la detrazione dell’iva, nonché da ricevute e scontrini. Le spese di viaggio e trasporto possono essere provate da biglietti di viaggio e da ricevute rilasciate dal vettore.

Rimborso chilometrico aziendale auto, calcolo

Se gli spostamenti di lavoro vengono effettuati con mezzi di trasporto pubblici (treno, aereo, metro, autobus), basta che il dipendente fornisca il biglietto, insieme alla nota spese compilata. Ma quando gli spostamenti avvengono con l’auto personale del dipendente, questi ha diritto a un rimborso chilometrico.

Il rimborso chilometrico aziendale è un’indennità giornaliera, detraibile e non imponibile per la parte datoriale, che questa deve corrispondere al dipendente che affronta una trasferta di lavoro utilizzando la propria auto. La trasferta può essere di due tipi: all’interno del territorio comunale e fuori dal territorio comunale.

Ecco come si calcola il rimborso chilometrico con auto propria del dipendente e quali sono i giustificativi.

Tabelle ACI: esistono tabelle di calcolo chilometrico realizzate ogni anno dall’ACI. In base alla marca, all’alimentazione e alla categoria del veicolo stesso sono previsti diversi valori. Le tariffe sono approvate dall’ACI entro il 30 novembre di ciascun anno e pubblicate dal Ministero delle Finanze entro il 31 dicembre, con effetto dal periodo d’imposta successivo.

I punteggi assegnati dall’Aci si basano sul prezzo del carburante (gasolio, metano e benzina) indicati dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto, con aggiornamenti. Questi rimborsi non sono tassati per il lavoratore essendo extra retribuzione.

Come si calcola il rimborso chilometrico aziendale: prendendo come riferimento la tabella, bisogna individuare il modello di automobile e trovare la tariffa chilometrica corrispondente. Quest’ultima deve poi essere moltiplicata per i chilometri effettuati. Nelle tabelle ACI sono indicati tutti i modelli con corrispondenti tariffe chilometriche di consumo carburante, con un occhio al contachilometri l’operazione matematica risulta alquanto facile.

Caso di utilizzo del veicolo ad uso promiscuo

La concessione in uso promiscuo dell’auto aziendale è una liberalità che il datore di lavoro concede ai dipendenti più meritevoli o a quelli che effettuano maggiori spostamenti in macchina. Gli stessi possono quindi usare l’auto aziendale per scopi sia professionali sia personali (ad esempio, per recarsi al lavoro).

Per le spese di viaggio di lavoro effettuate con veicoli di questo tipo, viene utilizzato un criterio forfettario che non tiene conto della effettiva percorrenza e dei costi sostenuti sia da parte del datore di lavoro sia da parte del dipendente.

Per determinarlo bisogna prendere in considerazione l’ultima colonna della tabella ACI, quella che indica il fringe benefit annuale.

L’utilizzo personale del mezzo di trasporto aziendale viene però considerato un compenso in natura, che deve quindi essere tassato. La normativa stabilisce che l’autovettura percorra 15.000 chilometri all’anno, e che una parte di questa percorrenza venga riferita agli utilizzi personali del dipendente. Questo uso privato viene determinato tramite le tariffe previste dall’ACI.

I cosiddetti “giustificativi” sono i documenti di supporto originale, devono essere conservati dal datore di lavoro sempre ordinatamente e a ciascuna nota spese vanno allegati i relativi giustificativi. Nel caso di trasferte di lavoro quindi, i giustificativi sono biglietti di viaggio con i mezzi, oppure i chilometri percorsi e rimborsabili secondo le schede annuali ACI se il dipendente usa la propria autovettura.

Con i giustificativi è possibile rilevare la natura ed entità del costo sostenuto per poi provare l’inerenza della spesa all’attività aziendale.

Per i tempi di conservazione si applicano anche alle note spese ed ai relativi allegati le regole generali di conservazione dei documenti, ovvero:

  • Gli effetti civili, dovranno essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dall’art. 2220 del codice civile;
  • Per gli effetti fiscali, tutte le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione seguono i tempi di accertamento tributario. Gli avvisi di accertamenti devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.

Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla l’avviso di accertamento dell’imposta a può essere notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata. Per cui i giustificativi e le note spese vanno conservati da cinque e sette anni dopo la dichiarazione dei redditi che li riguardano.

Ultima modifica: 24 ottobre 2019