Carta carburante auto: vantaggi per dipendenti e aziende

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Le carte carburante professionali offrono molteplici vantaggi e servizi, e la caratteristica ricorrente e più evidente è sempre e comunque la convenienza e il risparmio. Ci sono anche tutta una serie di servizi inclusi nella carta carburante auto per le aziende che rendono la vita più facile per i dipendenti che affrontano molte trasferte di lavoro.

Come è noto per i possessori di carte carburante esistono vari servizi disponibili presso le stazioni di servizio. In questi casi, la prima cosa da fare è vedere quali e quante siano le stazioni di servizio che accettano la carta carburante in possesso, per non rimanere “scoperti” durante il tragitto. In ogni caso il problema è aggirato, perché le società petrolifere e i vari fornitori hanno iniziato ad offrire carte carburante multimarca.

Carta carburante auto: tutti i vantaggi

Oltre a far fare il pieno, le carte carburante permettono di pagare tutti i servizi della stazione di rifornimento, come il lavaggio auto, piccole operazioni di manutenzione (svuotamento olio esausto e sostituzione, controlli, cambiamento dei filtri, sostituzione lampadine, etc…), acquisto di prodotti venduti nei negozi delle stazioni.

Con le carte carburante professionali, poi, si possono pagare tutte le spese relative ai viaggi di lavoro su strada. Sono ricompresi anche i pedaggi autostradali, tanto che le carte carburante, a tal proposito, fungono proprio da badge card, anche per il passaggio ai caselli elettronici.

Quasi tutte le reti di carte petrolifere includono poi delle partnership con società di parcheggi per consentire il pagamento delle soste in caso di viaggi professionali in città fuori sede lavorativa.

A livello contabile poi, ci sono vantaggi particolarmente significativi in termini di facilità di gestione. La carta carburante auto, infatti, è un titolo di pagamento sicuro e controllato.

Facilità di gestione e sicurezza

È noto che la gestione contabile delle spese di carburante in azienda può essere onerosa, poiché il numero di veicoli e autisti autorizzati ad utilizzare le auto aziendali spesso è elevato e, nel sistema tradizionale, per ogni acquisto di carburante devono essere redatte note spese accompagnate da fatture e biglietti (i cd. giustificativi). Inoltre, questi documenti devono essere conservati dall’azienda per un periodo di tempo piuttosto lungo per poter essere poi prodotti ed esibiti in caso di ispezioni fiscali.

A tal riguardo, la contabilità è notevolmente agevolata dalla carta carburante auto, perché con un’unica fattura mensile per tutte le transazioni è notevolmente semplificata la gestione amministrativa e contabile.

La carta carburante auto, ha come altro vantaggio, il fatto di essere un titolo sicuro, perché è uno strumento di pagamento riservato ad ogni singolo veicolo e con un codice segreto. Ogni acquisto viene convalidato col codice PIN della carta e col codice del veicolo. Le spese fraudolente da parte dei soliti dipendenti “furbetti” risultano quasi impossibili.

A tal riguardo la sicurezza dipende anche dal fatto che le carte carburante sono configurate direttamente dal gestore della flotta per finalizzarne in modo inequivoco l’utilizzo a determinate spese e servizi.

L’azienda datrice di lavoro può infine limitare l’utilizzo della carta carburante auto in uso ai suoi dipendenti con questi criteri e in questi ambiti:

  •  Ad alcuni giorni della settimana;
  •  Ad una certa fascia oraria giornaliera;
  • Per un certo numero di spese e servizi al giorno;
  •  A un certo tipo di carburante;
  • Per un certo tipo di servizio (solo carburante, senza servizio di pedaggio, con o senza manutenzione, senza lavaggio o acquisti nei negozi delle stazioni di servizio, etc…);
  • Ad una certa area territoriale.

La carta carburante auto è poi protetta contro lo smarrimento e il furto. La segnalazione viene immediatamente inviata via e-mail e la carta viene bloccata e sostituita entro un giorno lavorativo successivo alla denuncia di smarrimento o furto.

Le carte carburante sono accompagnate da un software di monitoraggio online in tempo reale, particolarmente utile quando l’azienda deve gestire una flotta di veicoli noleggiati a lungo termine. Nel software sono elencati veicoli, dipendenti autorizzati, i relativi diritti, nonchè chilometraggio e contratti di noleggio. Si possono integrare al software anche fatture di costi, servizi e spese effettuate con la carta.

Il consumo di ogni veicolo della flotta si può monitorare grazie ai servizi collegati, ed è anche possibile sapere tutto sull’avanzamento del chilometraggio dei singoli veicoli affidati ai dipendenti.

Il principale vantaggio economico delle carte carburante è quello di anticipare i costi di carburante e di manutenzione dei veicoli, sia per il dipendente che utilizza l’auto (che non paga nulla di tasca propria ma esibisce semplicemente la carta) che per l’azienda. Neanche l’azienda anticipa i pagamenti poiché sono a fatturazione mensile, anche se alcuni fornitori richiedono garanzie.

Carta carburante: sconti offerti

Alcune carte carburante garantiscono un tasso di fatturazione inferiore di qualche centesimo rispetto al prezzo di stazione. Un risparmio di centinaia di euro al mese in un’azienda dove la flotta è grande e i viaggi sono frequenti.

Dal punto di vista amministrativo e fiscale, il sistema semplificato contabile delle “carte carburante” consente di risparmiare circa un giorno lavorativo amministrativo e contabile al mese, per una flotta di circa cinquanta veicoli (si confrontino i costi dei vari professionisti e commercialisti). Tanto più che le carte carburante costano davvero poco: tra 5 e 36 euro all’anno a carta secondo i canoni di abbonamento.

Con l’uso della carta carburante aziendale molti sono i vantaggi. Per esempio: il pagamento e la certificazione dei rifornimenti. Con questo genere di carte, poi, si hanno meno rischi di contestazione, vista la facilità di ottenere estratti di conti bancari unici per l’intera flotta aziendale.

Anche le soste nelle stazioni di servizio diventano più rapide e il risparmio di tempo è notevole.

Altri vantaggi sono la semplificazione burocratica e amministrativa e un maggior controllo sulle transazioni effettuate. La carta carburante aziendale da questo punto di vista, è un titolo di pagamento molto sicuro e versatile. Con l’utilizzo di una carta carburante aziendale si avrà un minore rischio di contestazione in sede di dichiarazione dei redditi, con un controllo delle transazioni effettuate più snello. la possibilità di scegliere i brand delle varie compagnie, selezionando i propri fornitori, mentre la carta carburante senza marchio si potrà usare in qualunque distributore.

Ultima modifica: 4 novembre 2019